如何管理文档和存档 详细说明如何管理它们

收集、分类、存储、识别、统计和提供档案，供生活棚链使用。 我们的档案包括：档案收藏、档案分类、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能管理、档案价值评估、档案保存、档案编目和档案检索、档案统计、档案研究（见档案文件汇编）、档案提供与利用、档案销毁。

这些任务的分工只是比较稳定而不是绝对的，有的分为八个环节，有的分为基础工作和利用工作两大部分。 由于现代记录管理已成为一个复杂的系统，因此也有方法可以将其划分为多个层。 第一层分为档案实体管理和档案信息开发两个子系统，挖掘和折弯子系统分为几个级别的小系统。

档案主体的管理分为收集、整理、鉴定、存储、统计等工作; 档案信息的发展分为信息处理和信息输出两部分，信息处理由编目、文献编纂和参考资料组成，信息输出由提供阅读、复印、咨询、通信、借阅、出版、展览等服务活动组成。

（1）凡能准确反映公司各项经营活动的文件、资料、音视频、报表，必须及时归档，确保诚信。

2）文件管理员必须随时遵守文件归档制度，并按类别分类，做好收集、整理、归档和归档工作。

3）档案内容包括自成立之日起每年应当归档经营管理工作或公司出具的文件、资料。

1）存档范围。

1、行政综合类：包括重要会议资料; 制定内部监管和政策文件; 组织变更、变更、大事记、年度报告和其他文件; 发展规划、工作总结报告; **当局签发的重要文件。

2、组织人员教育培训：员工换班表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明、各类季度报告、月度报告以及主管部门出具的有关文件和资料。

4、质量管理：质量管理体系。

5、技术：产品及生产技术文件。

6、销售纪事：公司大型销售活动纪事。

2）文件的文件。

1、归档文件、资料的种类和数量以及每份文件的页数应完整、完整。

2.在存档的文件和资料中，每份文件的原件和复印件、印刷件和定稿、说明书和批准书应分类排列，不得分开。

3、不同年份的文件一般不允许一并归档，但跨年度文件的请求和批准应当在答辩年度提交; 如果没有答复，将放在请求年份的档案中; 跨年度期间的计划是在文件所针对的第一年提交的; 跨年度'摘要放在会议的最后一年，全年的会议文件列入会议的年度档案。

公司经营管理活动中的各种合同和例行报表，应按各自不同的时限要求，及时报送总经理和人力资源部; 音视频档案、活动档案、工程档案等其他类型档案由各部门临时保管，月底统一交人力资源部。 会计档案由财务部保管。

1）借阅档案应当按照规定办理借阅手续，并在规定范围内查阅。档案不得涂改、撕毁，并应及时归还。

2）会计档案不准借用。内部访问应由财务负责人批准。 外部单位因特殊需要查阅有关会计档案时，应当持有公文，并征得公司领导的同意。

检查会计档案时，不要将档案带出公司; 如需摘录或复制，应征得财务负责人的同意。

3）定期查明档案，准确制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案进行登记，经人力资源部负责人审核并报公司领导批准方可销毁，需有两人以上参与销毁， 并在销毁清单上签字。

1、严格按照档案管理规章制度制定规章制度，设置不同的权限，运用技术手段保护档案的真实性、完整性和价值;

二、加强档案管理人员的学习和培训。 每个档案管理员不仅要有高水平的档案业务，还要精通电脑的使用和操作;

3、严格控制电子档案的修改和转换，确保电子档案的真实性和完整性。 通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密，或将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，可以保证文档的安全性;

四、要继续研究探索电子档案管理的新方法、新措施。 要重视电子档案管理软件的研发，建立电子档案网页，加强电子档案管理的学习、交流和改进。

1、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整性和安全性，方便企业各方面使用。 有专人负责档案统计工作，按要求填写档案统计报表，做到快速、真实、准确。

2、企业各项工作资料应当归档的材料，必须按规定定期上交本单位档案或者档案人员，集中管理，不得个人自占。

3、企业应建立科学的管理制度，方便档案使用; 配置必要的设施，确保档案的安全; 利用先进技术实现记录管理现代化。

4、机密文件的管理和利用，保密级别的变更和解密，必须按照企业的相关保密制度和企业流程进行管理。

五、档案保存价值评估原则、保管期限标准和销毁档案的程序方法 禁止擅自销毁档案。 做好档案种类统计，档案资料，设备设备，设备设备。

6、各类档案由各部门档案归档员按卷数要求整理，装订并转入档案馆统一存放。 及时准确地登记文件的转移和接收，与账户对账单一致。

7、各类档案书写必须用青黑色或黑色墨水书写，禁止其他钢笔书写。

8、档案一般不借阅，工作确需档案时，应按相关要求在档案馆借阅。 查阅档案一般应在档案室查阅，需要复印或复印的机密文件必须经领导批准，否则不允许复印或复印。

9、档案应妥善保管，定期检查，积极为档案保管创造条件，防止被盗、火灾、受潮、灰尘、失保密，保持经常通风。 严禁在档案室吸烟、存放易燃易爆物品、使用电器。