企业文件管理系统有哪些？

收集、整理、保存、评估、统计以及提供和利用档案的活动。 档案的内容包括：档案收藏、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值评估、档案保全、档案编目和档案检索、档案统计、档案研究（见档案文件汇编）、档案提供与利用、档案销毁。

这些任务的分工只是比较稳定而不是绝对的，有的分为八个环节，有的分为基础工作和利用工作两大部分。 由于现代记录管理已成为一个复杂的系统，因此也有方法可以将其划分为多个层。 第一级分为档案实体管理和档案信息开发两个子系统，每个子系统又分为几个级别的小系统。

档案主体的管理分为收集、整理、标识、存储、统计等工作环节; 档案信息的发展分为信息处理和信息输出两部分，信息处理由编目、文献编纂和参考资料组成，信息输出由提供阅读、复印、咨询、通信、借阅、出版、展览等服务活动组成。

多。 借用、复制、防火、仓库存储、统计、“四参与资料”、资料收集、归档、仓库设备设施、维修与保密、鉴定与销毁、汇编与研究等。

1.档案管理。

1）所有能够准确反映公司各项经营活动的文件、资料、音视频、报表必须及时归档，确保诚信。

2）文件管理员必须随时遵守文件归档制度，并按类别分类，做好收集、整理、归档和归档工作。

3）档案内容包括自成立之日起每年应当归档经营管理工作或公司出具的文件、资料。

2.文档和文件管理。

1）存档范围。

1、行政综合类：包括重要会议资料; 制定内部监管和政策文件; 组织变更、变更、大事记、年度报告和其他文件; 发展规划、工作总结报告; **当局签发的重要文件。

2、组织人员教育培训：员工换班表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明、各类季度报告、月度报告以及主管部门出具的有关文件和资料。

4、质量管理：质量管理体系。

5、技术：产品及生产技术文件。

6、销售纪事：公司大型销售活动纪事。

2）文件的文件。

1、归档文件、资料的种类和数量以及每份文件的页数应完整、完整。

2.在存档的文件和资料中，每份文件的原件和复印件、印刷件和定稿、说明书和批准书应分类排列，不得分开。

3、不同年份的文件一般不允许一并归档，但跨年度文件的请求和批准应当在答辩年度提交; 如果没有答复，将放在请求年份的档案中; 跨年度期间的计划是在文件所针对的第一年提交的; 跨年度总结放在提交会议的最后一年，跨年度会议文件包含在会议的年度文件中。

3.存档时间。

公司经营管理活动中的各种合同和例行报表，应按各自不同的时限要求，及时报送总经理和人力资源部; 音视频档案、活动档案、工程档案等其他类型档案由各部门临时保管，月底统一交人力资源部。 会计档案由财务部保管。

4.档案的借阅和销毁。

1）借阅档案应当按照规定办理借阅手续，并在规定范围内查阅。档案不得涂改、撕毁，并应及时归还。

2）会计档案不准借用。内部访问应由财务负责人批准。 外部单位因特殊需要查阅有关会计档案时，应当持有公文，并征得公司领导的同意。

检查会计档案时，不要将档案带出公司; 如需摘录或复制，应征得财务负责人的同意。

3）定期查明档案，准确制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案进行登记，经人力资源部负责人审核并报公司领导批准方可销毁，需有两人以上参与销毁， 并在销毁清单上签字。

公司记录管理。

政策和流程。

1、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整性和安全性，方便企业各方面使用。 有专人负责档案统计工作，按要求填写档案统计报表，做到快速、真实、准确。

2、企业各项工作资料应当归档的材料，必须按规定定期上交本单位档案或者档案人员，集中管理，不得个人自占。

3、企业应建立科学的管理制度，方便档案使用; 配置必要的设施，确保档案的安全; 利用先进技术实现记录管理现代化。

4、机密文件的管理和利用，保密等级的变更和解密，必须按照企业的相关保密制度和企业程序进行。

进行管理。

五、档案保存价值评估原则、保管期限标准和销毁档案的程序方法 禁止擅自销毁档案。 做好档案种类统计，档案资料，设备设备，设备设备。

6、各类档案由各部门档案归档员按卷数要求整理，装订并转入档案馆统一存放。 及时准确地登记文件的转移和接收，与账户对账单一致。

7、各类档案书写必须用青黑色或黑色墨水书写，禁止其他钢笔书写。

8、档案一般不借阅，工作确需档案时，应按相关要求在档案馆借阅。 查阅档案一般应在档案室查阅，需要复印或复印的机密文件必须经领导批准，否则不允许复印或复印。

9、档案应妥善保管，定期检查，积极为档案保管创造条件，防止被盗、火灾、受潮、灰尘、失保密，保持经常通风。 严禁在档案室吸烟、存放易燃易爆物品、使用电器。

必要的文件管理。

系统是一个良好的开端。

为保证公司文件的完整性，方便查询和使用，做好收集、归档、保管等工作，维护文件、档案的完整性和安全性，特制特制。

1、公司设立了文件和档案管理专员，做好文件和档案的收集、分类、整理、归档和归档工作，确保文件和档案的完整性和完整性，提高档案质量，使文件和档案的管理达到规范化的要求， 制度化、规范化，逐步实现电子化信息化管理。

2、公司在工作中形成的所有文件和与公司生产经营活动有关的各类资料、原始记录、出版物、各种图表簿、上级文件，应完整、完整地收集、整理、归档和保存。

3. 人力资源专员。

要做好公司员工的人事档案工作。

收集、分类、归档和管理，确保数据的完整性。

四、档案管理员应归档公司安全生产相关文件和资料。 进行管理。

五是档案应按其互联保存价值进行分类，确保档案完整、完整，能反映公司主要情况，以利于存储和使用。

6. 文件和档案的保管和访问。

1、所有文件必须上架，科学整理，方便查找，避免曝晒或捆绑。

2、档案柜、档案室要保持清洁卫生，认真做好文件档案的“八防”工作，特别是档案室的防火防鼠防潮、防潮、防盗工作要经常抓好，定期检查、经常检查文件和档案， 对问题及时处理和报告，并做好相关记录，确保文件和档案的完整性和安全性。

7、公司内部员工因工作需要查阅档案，必须报公司主管领导批准，其他单位人员须持单位介绍信，经公司主管领导批准方可咨询; 所有公司文件均不得借用。 无论谁访问或复制文件，公司档案管理员都必须如实登记并注明访问时间、访问内容、访问人姓名、审批负责人、是否复制。

8、公司机密文件、档案的管理，应有专门的柜台单独存放和上锁，不准无关人员接触，工作人员必须严格遵守保密规定。

加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平。

首先，企业需要增加新技术在文件管理中的应用。

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。 过去，纸质档案管理是对档案的物理管理，很难适应企业管理的要求。 随着大量信息技术在企业生产管理中的应用，可以利用信息技术加强企业档案管理，同时员工积极开发档案信息资源，利用信息技术更好地服务企业，为企业提供相关知识和文献。

因此，企业要想更好地应用信息技术，获得长远发展，就必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发和使用具有数据分析和决策支撑的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平的整体提升。

2、强化企业知识服务能力，实现知识共享。

针对企业内部知识服务体系，企业通过构建内部知识网络，实现知识的传递和销售的共享。 对于企业外部的知识转移工作，企业还可以实现企业与外部知识网络之间的客户资源和外部市场的交换。 为了使信息资源符合安全标准，公司可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问系统，外网客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或站点系统进行连接才能获得权限，才能实现知识搜索工作。

知识共享的实现有利于企业知识体系的发展，加速档案管理整体水平的提升。

3、提高企业档案管理人员的专业知识水平。

为了更好的完成企业的档案管理，档案管理部门可以引进具有专业知识的人才或具有相关工作经验的成员，使其快速融入企业的工作流程。 同时，管理部负责人应向公司内部档案管理人员介绍，使成员加深对公司运作的了解，使自身的知识结构适应公司的发展需要，加强档案管理人员的技能培训， 使他们能够适应当前信息技术的快速发展，并利用先进的知识管理方法更好地为企业服务。

这取决于具体情况。 根据《关于企业文件资料备案范围和档案保存期限的规定》的有关规定：第七条 企业档案的保存期限定为永久固定，期限一般分为30年和10年。

第八条关于企业文件资料归档范围和企业管理层档案保管期限的规定主要包括：（一）企业在设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或者其他变动过程中形成的文件、资料，以及董事会的组成和变动; 企业监事会、股东大会，以及召开会议的文件和材料，履行职责，维护权益。（二）企业资产和产权的登记、鉴定、证明文件和资料，资产和产权的转让、出售、抵押、租赁、许可、变更、保护等证明文件和资料，外商投资的文件和资料; 企业的资本核算、确认、转让、变更等文件资料，以及企业融资文件。

（三）企业就重要问题向有关部门和上级主管单位作出的指示、报告、声明及其答复和答复，有关部门和上级单位编制和印发的企业需要办理的重要文件和资料，行业协会、中介机构对企业作出的重要决定， 企业出具的审计、公证、裁定等重要文件和资料，以及企业与其他组织和个人订立的重要合同、协议和补充协议。（4）公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划及总结文件、内部管理制度、规章制度、方法等文件。 （五）关于企业组织结构演变和人力资源管理的重要文件和资料; 其他与企业职工权益有关的重要文件和资料; 企业文化建设的文件和材料。

6）企业经营管理的重要文件和资料。（七）企业生产技术管理的重要文件和资料。 （八）企业行政管理的重要文件和资料。

10）新闻**公司重要活动、重大事件和典型人物的宣传报道。（十一）有关机关领导和上级主管单位领导、社会名人等重要嘉宾到企业检查讲话、题词、指示、录音录像、企业工作报告等重要文件资料; 企业参加国家重大、社会活动的重要文件和资料，企业员工参加省级以上团、工会等代表大会的重要文件和资料。 （十二）企业直属单位、下属单位、控股单位、参股单位、境外企事业单位提交的关于重要事项的报告、指示批准请求等文件资料。