向文档控制主管询问文档控制

首先将文档分类。

然后设置编码原则。

一般有两种类型，根据编制部门，或按文件类型。

前面一般是公司的英文**，然后是编制部门**或文件类别**，然后是编制文件分类下的部门**，或文件子类别**，最后用年份和序号，加上年份就知道文件是哪一年编制的，序列号就是文件的唯一标识号， 并且还可以看出已经准备了多少份某种类型的文件。

文档管理系统。

目的：建立办公文件和档案的组织机构，便于各类文件和资料的有序保存和审查。

适用范围：适用于办公办公文件管理，会计凭证和技术凭证可作为参考。

1、文件分类：根据公司情况，办公室分为四类：公司需要保管的点滴文件资料、人事资料、规章制度、图书馆资料。

2、公司重要文件及资料：包括相关战略、公司管理方针、公司年度经营意向及经营目标、公司会议资料、公司文件、公司签订合同资料等。

3、人事档案：公司员工档案，包括：员工身份证复印件、计划生育证、学历证书、技能证、经验表、员工简历（招聘表）绩效管理或年度考核资料、奖惩、岗位变动等相关资料。

4、规章制度：公司制度分为组织制度、办公室总务制度、财务会计管理制度、人事管理制度、生产管理制度、销售管理制度、产品回收制度、技能管理制度等制度。

5、图书馆资料文件：指公司购买各种参考书或培训资料，对报刊杂志订阅进度进行分类存档。

6.方法。

6 1 设置文件厨房（或文件室）隔断和类别预订。

6 2 文件名应在资料文件夹外侧，日常记录应在资料文件夹内，各种资料应编号，电脑A4纸应统一使用，并应有资料编号，并应有突出的标签，以方便搜索。

6 3 设置借阅卡，文件管理员将及时恢复借阅文件。

6 5 总经理核实收货单位后，办事员应按规定签发单据，并由收货单位签字签收。

6 6 一些秘密文件如公司文件、档案等，只要部门负责人才借用，人事档案只要员工下级上级和人事主管都可以查阅，如果不合格人员确实因业务需要调整档案查看，应由单位负责人出具授权书。

6 7 借出的文件应妥善保管，不得在原件上乱涂乱画，未经许可不得复印。

6 8 每年年底，对档案进行重新挑选，对当年的贵重资料进行归档和保留，超过保管期限的资料经总经理批准后可焚烧。